Die Rolle des Einkaufs im Unternehmen

Wird ein professioneller Einkauf neu etabliert, ist die Einsparung erfahrungsgemäss in den ersten 1-2 Jahren immens. Dies ist nicht einmal so sehr auf reine Preisverhandlungen zurückzuführen, sondern auf einen Mix an Massnahmen. Eine Einsparung des 2-3 fachen Jahresgehaltes sollte problemlos möglich sein. Etwas anders sieht die Situation aus, wenn bereits umfangreiche Massnahmen ergriffen wurden. Hier sinkt tendenziell die Wirksamkeit.

Selbstverständlich ist die reine Einsparleistung des Einkaufs nicht das alleinige Mass der Dinge. Für den erfolgreichen Einkauf spielen auch weitere Faktoren, wie zum Beispiel die Optimierung von Logistikprozessen oder Rahmen- und Wartungsverträge (zum Beispiel im Hinblick auf Liefertreue oder zugesagte Reparaturintervalle) genauso eine Rolle.

Jedoch kann die Savingliste als Indikator herangezogen werden, um die Funktionalität des Einkaufs bewerten zu können. Durch Ausweitung auf immer mehr Bereiche in einen zentralen Einkauf, erweitert sich nicht nur die Reichweite des Einkaufs, sondern auch die Potenziale, welche realisiert werden können.

Im professionelle Einkaufsprozess spielen die zu verhandelnde Produkt eine eher untergeordnete eine Rolle. Somit nimmt der Einkauf häufig eine neutrale Position ein, da er nicht direkt am Produkt oder dessen Anwendung partizipiert. Diese Neutralität erlaubt es aber auch, völlig unvoreingenommen in Verhandlungen zu gehen, mit dem Ziel optimale Konditionen und Rahmenbedingungen zu erreichen. Insofern ist es sinnvoll möglichst viele Artikel, die regelhaft in den Betrieb gelangen, über den Einkauf verhandeln zu lassen und Rahmenbedingungen festzulegen. Im engen Austausch mit den Fachabteilungen können so von Food über nicht medizinische Verbrauchsmaterialien bis hin zu medizinischen Instrumenten, Medizingeräten und Investitionen, beinahe alle Betriebsgegenstände über den Einkauf geleitet werden.

Die Savingliste

Die Einsparpotenziale, welche realisiert werden können, sind direkt sachaufwandsrelevant. Sie können den entscheidenden Vorteil gegenüber den Mitbewerbern sichern.

Folgende Positionen gehören auf die Savingliste

1. Direkte Einsparungen
Durch geschickte Verhandlungen erzielte Preisvorteile können direkt auf die Saving Liste übertragen werden.

2. Indirekte Einsparungen
Hierunter fallen zum Beispiel Prozessverbesserungen, die messbare Zeiteinsparungen ergeben und somit in der Folge eine Reduktion des Personalbestands nach sich ziehen.

3. Reduktion der Liefermengen
Häufig werden unkritisch grosse Bestellmengen aus dem Kerngeschäft gefordert oder bei der Anschaffung von Neuinvestitionen (zum Beispiel Gerätschaften) überhöhte Mengenangaben gemacht. Eine sorgfältige Abklärung durch den Einkauf verhindert eine Beschaffung am Bedarf vorbei, durch die Reduktion der ursprünglichen Menge. Dabei ist nicht eine generelle Reduktion der Liefermengen gemeint, sondern eine bedarfsorientierte Abklärung und die Beschaffung der passenden Ressourcen.

4. Rahmenverträge und Liefervereinbarungen
Durch die Straffung der Lieferanten Anzahl und Bündelung in Rahmenverträgen / Liefervereinbarungen können erhebliche Potenziale realisiert werden. Relevant ist hierbei vor allem der betriebsübergreifende Fokus, sprich die bereichsübergreifende Bündelung von Beschaffungsprozessen. Daher ist es essenziell, dass der Einkauf zentral strukturiert ist, um bereichsübergreifend agieren zu können. Mit Rahmenverträgen können teilweise auch erhebliche Einsparungen in Wartung und Produktnebenkosten erzielt werden

5. Standardisierung und Sortimentsstraffung
Oftmals werden gleiche Artikel von mehreren Herstellern im Unternehmen verwendet. Durch eine konsequente Standardisierung und Bündelung auf wenige Hersteller kann eine bessere Ausgangslage für Verhandlungen geschaffen werden. Dies führt zu besseren Preisen, längerfristigen Vereinbarungen und besseren Lieferkonditionen. Auch für die Lieferanten ist eine Bündelung mit langfristiger Liefervereinbarung interessant. Gerade im Gesundheitswesen ist die Standardisierung einer der Schlüsselfaktoren des erfolgreichen Einkaufs. Dies bezieht sich auf beinahe alle Bereiche des medizinischen und nicht medizinischen Verbrauchsmaterial und der Gerätebeschaffung. Insbesondere die enge Abstimmung von Gerätebeschaffung und Verbrauchsmaterial führt zu erheblichen Prozessverbesserungen im Betrieb, bei gleichzeitig optimierten Konditionen.

Die Saving Liste ist somit ein zentrales Instrument, um zeitnah die Performance des Einkaufs messen zu können. Bei der Eingliederung neuer Bereiche in den zentralen Einkauf zeigt sie auf, welche Einsparungen realisiert werden konnten. Das Argument des Qualitätsverlustes bei zentraler Einkaufssteuerung ist häufig nur vorgeschoben. Im Gegenteil, standardisierte Rahmenbedingungen schaffen in fast allen Fällen sogar eine deutliche Verbesserung der Ausgangssituation.

1. Positionierung

Nach wie vor ist in vielen Krankenhäusern die Position und die Rolle des Einkaufs und der Beschaffung nicht klar geregelt. Von der ausschliesslichen Bestellabteilung bis hin zu innovativen Treibern der Materialversorgung ist alles zu finden.

2. Artikelsortiment

Lagerplatz ist meist beschränkt, dazu muss es logistisch möglichst schlank ablaufen. In diesem Kontext haben sich KanBan Systeme, wie man sie in der industriellen Fertigung kennt, bewährt. Diese erlauben sogar eine externe Lagerbewirtschaftung. Vor dem Aufbau steht die Sortimentsbereinigung.  „Standardisierung“ ist das Schlüsselwort. Auch wichtig zu beachten: Nicht jede Station braucht dasselbe Material. Mit Kanban kann individuell auf die Bedürfnisse einer Station eingegangen werden, egal ob Anästhesie, OP, Pflege-, Spezialabteilung, Praxis, Langzeiteinrichtung oder mobile Bedürfnisse. Jede Station erhält ihr maßgeschneidertes Sortiment. Nutzen Sie die Umstellung auch, um ihren Artikelstamm wieder auf den neuesten Stand zu bringen und überflüssiges Material aus dem Haus zu entfernen.

3. Bestellabwicklung

Der Inhalt jedes Fachs im Kanban System kann einzeln nachbestellt werden. Optimalerweise funktioniert das hochautomatisiert mittels Scanner. Jedes Fach erhält ein kleines Barcode Kärtchen. Somit weiss die Logistik, dass der entsprechende Artikel nachbestellt werden muss. Dieses Kärtchen wird gescannt und somit beginnt der Prozess der Nachbestellung. Sobald der Artikel eintrifft, wird Artikel und Karte in das entsprechende Fach versorgt, der Kreislauf beginnt von vorne.

4. Scanning

Es gibt verschiedenste Varianten, die Bestellung auszulösen. Die kostengünstigste und effektivste ist das Scanning mittels Handscanner. Hier gibt es mittlerweile hervorragende Soft- und Hardwarelösungen, die nicht nur vollautomatisiert die Bestellung auslösen, sondern auch Wareneingang bis hin zum Rechnungsabgleich garantieren. Je nach Grössenordnung bieten wir vom der Praxis bis zum Spital die geeignete Cloud Lösung mittels SaaS.

Prinzipiell steht einer Neu- / Ersatzbeschaffung nichts im Wege, solange die alten Geräte ebenfalls bedacht werden. Eine Beschaffung sollte nicht zur Erweiterung des Medizintechnikparks führen. Realistisch betrachtet sind Erweiterungen tatsächlich in den wenigsten Fällen nötig. Beispiele hierfür wären z.B. eine deutliche Erhöhung der Untersuchungsfrequenz, so dass die aktuellen Geräte an ihrer Auslastungsgrenze angekommen sind und zwingend zusätzliche Geräte für weiteres Wachstum benötigt werden.

Häufig sind Geräte end of life und müssen ersetzt werden oder neue Modelle weisen einen technischen Fortschritt auf.

Grundsatz 1: Es gibt nur Geräte im Austausch
Sofern sie ein neues Gerät anschaffen, achte sie immer darauf, dass ein anderes / altes Gerät den Betrieb verlässt. Dazu haben sie mehrere Möglichkeiten:

a) Verkauf
Sofern das Gerät noch einen Restwert aufweist, verkaufen sie es. Vielleicht kann es an andere Spitäler weiterverkauft werden. Aktivieren sie ihr Netzwerk!
Auch alte Geräte können verkauft werden, es gibt spezialisierte Dienstleiter, die Altgeräte für den Export ankaufen.

b) Verhandlungsmasse
Nutzen sie das alte Gerät als Verhandlungsmasse. Besonders zum Schluss der Verhandlungen liegt so noch das ein oder andere Prozent drin. Sie können es auch zum Grundsatz für ein Geschäft machen, dass das alte Gerät mit dem neuen Hersteller das Haus verlässt.

c) Herstellerprogramme
Manche Hersteller bieten spezielle Rückkaufprogramme, beim Update eines bestehenden Systems. Somit wird der Anreiz geschaffen, beim selben Hersteller zu bleiben und gleichzeitig werden die Geräte einer sinnvollen Wiederverwertung zugeführt

Grundsatz 2: Keine Geräte wandern in den Keller
Halten Sie auch ein Gerätelager im Keller – Glückwunsch, sie sind nicht das einzige Einrichtung. Die Devise: „Man kann es sicher irgendwann brauchen“ funktioniert nur leider in den seltensten Fällen. Viel wahrscheinlicher verstauben die Geräte friedlich vor sich hin.
Darüberhinaus ein weiterer Hinweis: Achten sie zwingend darauf, dass diese „Kellergeräte“ auf keinen Fall versehentlich wieder in den Betrieb gelangen und Patienten damit behandelt werden. Neuinbetriebnahme und Sicherheitstechnische Kontrollen (STK) müssen zwingend vorher erfolgen. Das Haftungsrisiko bei solchen Geräten ist beträchtlich. Daher solchen Situationen erst gar keine Möglichkeit einräumen.

Grundsatz 3: Ausweitung nur bei Vollauslastung
Prüfen sie die Auslastung genau. Sofern keine Auslastungsmarker (z.B. Software, Betriebsstundenzähler o.ä.) vorhanden sind, sind z.B. auch Taxpunkte ein guter Anhaltswert für die aktuelle Auslastung. Bei großen / teuren Geräten lohnt es sich auch eine kleine Wachstumsanalyse durchzuführen, ob ein erwartetes Wachstum auch tatsächlich der Realität entspricht.

Grundsatz 4: Schaffen sie Verbindlichkeit
Wer kennt es nicht, ein großartiges neues Gerät wurde angeschafft und kurze Zeit später kündigt der Arzt oder der Belegarzt widmet sich einem anderen Haus. Die Folge: ein weiteres, ungenutztes Gerät im Haus.
Klären sie vorher: Gibt es Sharingmöglichkeiten oder die Möglichkeit, dass auch ein anderer Arzt oder Fachbereich damit arbeiten kann?
Insbesondere bei teureren Geräten, welche exklusiv nur von einem Arzt genutzt werden, haben sich Verpflichtungsvereinbarungen bewährt. Verpflichten die den Arzt, für einen Zeitraum oder eine bestimmte Anzahl Untersuchungen das Gerät zu nutzen, ansonsten beteiligen sie ihn an den Anschaffungskosten. Eine kleine Vereinbarung genügt meist.

Vermutlich haben sie von Kanban schon mal gehört, falls nicht gibt Wikipedia eine sehr genaue Definition. Mit anderen Worten geht es darum, Ordnung zu schaffen, zu standardisieren und die benötigten Materialien immer in der richtigen Menge vor Ort zu haben.

Darüber hinaus kann Kanban aber deutlich mehr. In Verbindung mit cleveren Lageranbindungen kann die Bestellung enorm vereinfacht und automatisiert werden, die Materialien können raumgenau angeliefert werden und die Verteilung im Haus erfolgt präzise und effizient.

Doch der Reihe nach, wie richten sie ein Kanban System in ihrem Haus ein?

1. Schranksystem

Das Kanban beginnt immer mit einem Schranksystem. Inzwischen gibt es verschiedene Anbieter und Ausstattungen in unterschiedlichsten Preiskategorien. Ebenfalls sind automatisierte Systeme mit eingebauter Waage und automatischer Nachbestellung erhältlich. Gerade im medizinischen Umfeld raten wir jedoch von solchen High End Lösungen ab. Einerseits sind sie teuer, andererseits sind Artikel mit Verfalldatum in solchen Systemen schwer zu bewirtschaften. Keep it simple!

Das Schranksystem enthält auch Unterteilungen, so dass die Artikel immer zweigeteilt gelagert werden. Ist der eine Teil aufgebraucht, findet die Nachbestellung statt und mit dem zweiten Teil kann weitergearbeitet werden, bis die Nachbestellung eintrifft. Somit ist immer ausreichend Material vorhanden.

2. Artikelsortiment

Prinzipiell kann alles im Kanban gelagert werden. Es macht jedoch Sinn, auch aus Platzgründen, sich vorher zu überlegen, was es wirklich auf der Station braucht. „Standardisierung“ ist das Schlüsselwort. Auch wichtig zu beachten: Nicht jede Station braucht dasselbe Material. Mit Kanban kann individuell auf die Bedürfnisse einer Station eingegangen werden, egal ob Anästhesie, OP, Pflege-, Spezialabteilung oder mobile Bedürfnisse. Jede Station erhält ihr maßgeschneidertes Sortiment. Nutzen Sie die Umstellung auch, um ihren Artikelstamm wieder auf den neuesten Stand zu bringen und überflüssiges Material los zu werden.

3. Bestellabwicklung

Der Inhalt jedes Fachs im Kanban System kann einzeln nachbestellt werden. Optimalerweise funktioniert das hochautomatisiert mittels Scanner. Jedes Fach erhält ein kleines Barcode Kärtchen, das „gezogen“ wird, sobald das Fach leer ist. Somit weiß die Logistik, dass der entsprechende Artikel nachbestellt werden muss. Dieses Kärtchen wird gescannt und somit beginnt der Prozess der Nachbestellung. Sobald der Artikel eintrifft, wird Artikel und Karte in das entsprechende Fach versorgt, der Kreislauf beginnt von vorne.

Vermutlich haben sie noch nie über den Einkauf von medizinischem Sauerstoff nachgedacht, denn genau das ist der Hintergrund, warum sie bislang noch nie auf die Idee gekommen sind, die Preise zu vergleichen. Findige Firmen machen sich jedoch genau das zu Nutze. Jedes Spital hat ihn hinter dem Haus stehen, einen großen Sauerstofftank. Daneben sind diverse Flaschen zu füllen, der Rettungsdienst bezieht Sauerstoff, es gibt Flaschenbündel als Notreserve und im Haus jede Menge Druckminderer.

Vielleicht ist in der aktuellen Coronasituation der ein oder andere Finanzchef aufmerksam geworden, denn durch die sog. High Flow Geräte (Spezielle Hauben, die mit hohen Sauerstoffflussraten betrieben werden) kommen ständig Rechnungen, um den Tank wieder zu befüllen. Der Sauerstoffverbrauch in den Häusern ist exorbitant angestiegen und hat sich zum Teil vervielfacht. Dies hat auch Auswirkungen auf die Notreserven, auch dies müssen deutlich ausgebaut werden. Sie werden überrascht sein, was sie jedes Jahr für medizinischen Sauerstoff ausgeben.

Aber den Hersteller zu wechseln ist doch fast nicht möglich, dazu muss ja der Tank getauscht werden?

Potential 1: Der Sauerstofftank
Nicht am Tank wird verdient, sondern mit der Füllung. Hierzu werden Rahmenverträge abgeschlossen, die die Konditionen für die Wiederbefüllung regeln. Es lohnt sich auf jeden Fall die Preise zu vergleichen. Auch wenn ein Anbieterwechsel mit einem Tankwechsel verbunden sein kann, ist das durchaus lohnend. Zum Teil halbieren sich die Preise.

Dies braucht Vorbereitung und Zeit und ist sicher keine geeignete Maßnahme während der Pandemie, aber es kommt auch die Zeit danach. Lassen Sie diese Art von langjährigen Verträgen nicht unverhandelt im technischen Dienst. Sollte die Vertragsverlängerung während der Pandemiezeit anstehen, achten sie auf kurze Laufzeiten (1-2 Jahre), die Preise werden sich wieder verändern.

Potential 2: Flaschenbündel
Diese dienen als Notreserve, bedeutet, sie stehen gefüllt und angeschlossen im Keller und kommen nur bei einem Systemausfall zum Einsatz. Dafür wird eine Mietgebühr fällig. Gerade in Coronazeiten müssen die Bestände erhöht werden, da die Reserven für einen Systemausfall deutlich erhöht werden sollten. Gehen Sie davon aus, dass sie den 4-10 fachen Verbrauch haben. Auch hier lohnt sich ein Preisvergleich, die Mietpreise variieren deutlich. Achten Sie auch hier auf kurze Laufzeiten (z.B. 1 Jahr), verlängert werden kann jederzeit.

Potential 3: Einzelflaschen
Abgesehen von Großgebinden, sind in jedem Haus viele kleine Flaschen im Umlauf, z.T. für mobile Geräte, als Notreserven, im Rettungswagen, etc. Anders ausgedrückt: Für jede kleine Flasche wird entweder eine Mietgebühr, eine Füllgebühr oder beides fällig. Das summiert sich…

Potential 4: Druckminderer & Gasmischanlagen
Während der Pandemie steigen nicht nur die Lieferzeiten, sondern auch die Preise… Hersteller nutzen die Knappheit, um die Preise zu verteuern. Doch es gibt auch Ausnahmen. Fragen Sie bei der Beschaffung mehrere Hersteller an, es gibt gute Preise bei gleichzeitig guten Lieferzeiten.

Potential 5: Rahmenvertrag
Verhandeln sie auf jeden Fall einen Rahmenvertrag mit einem Hersteller. Das ist kein Geschäft, das nicht verhandelt werden kann. Überlassen sie dies einem professionellen Einkauf die Preise, die Liefertreue und den Service zu fixieren. Es geht dabei nicht um Preisdummping, sondern um eine faire und langfristige Partnerschaft, die auch schwere Zeiten, wie eine Pandemie unbeschadet übersteht. Dafür braucht es eine langjährige und vertrauensvolle Bindung.

Möglicherweise bestellen sie heute noch dezentral ihr Büromaterial. Das bedeutet, die Endverbraucher bestellen selbst, was sie benötigen. Dementsprechend gibt es viele Besteller, viele Anliefer- oder Verteilstellen und eine unbekannte Anzahl Artikel im Haus. Kommen auch noch Druckmaterialien, wie Toner etc. hinzu, erhöht sich die Anzahl an Artikeln (in diesem Fall teure Artikel) zusätzlich. Hierdurch wird ein erheblicher personeller Aufwand generiert. Darüber hinaus müssen Kataloge oder Onlineshops nach den passenden Artikeln durchforstet werden. Bestellungen werden meist zentral angeliefert und dann mit personellem Aufwand an viele Lieferstellen im Haus verteilt. Darüber hinaus fehlen meist Rabatt- oder Rahmenverträgen. Schlank und suffizient sieht anders aus. Doch es geht auch besser…

Wie organisieren sie ihr Büromaterial richtig und senken damit den Personal- und Sachaufwand?

5 Schritte zur erfolgreichen Sachkostenminderung:

Schritt 1: Transparenz
Wie viele Artikel haben sie heute im Haus, wer bestellt und wohin wird geliefert? Schaffen sie Transparenz!

Schritt 2: Unnötige Artikel, Lieferstellen und Wege streichen
Was kann zusammengelegt werden? Braucht es 10 verschiedene Ordnerfarben, 20 verschiedene Kugelschreiber? Sind Bestell- und Lieferstellen räumlich sehr nahe und können diese gemeinsam beliefert werden? Aber Achtung: Die Argumente, die ihnen in diesem Schritt begegnen sind vielfältig… Verschlanken sie konsequent, wo immer möglich.

Schritt 3: Suchen sie einen Lieferanten, der sie unterstützt
Indem Sie die Lieferkette auf einen zuverlässigen Dienstleister reduzieren, schaffen sie die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit. Darüber hinaus bringen Rahmenverträge Transparenz und reduzieren die Kosten. Schlussendlich wird sie ein guter Dienstleister auch bei der Umstellung unterstützen.

Schritt 4: Was ist die richtige Logistik für ihre Haus
Ein optimaler Versorgungsprozess findet in Kanban Schränken statt. Diese sind an zentralen Orten positioniert und mehrere Kostenstellen können darauf zugreifen. Zuvor wurde das Sortiment definiert und der preisliche Rahmen der Artikel ihrem Bedürfnis angepasst. Die Ausstattung wird zentral geregelt und es herrscht Transparenz über die Verbrauchszahlen. Optimalerweise findet die Wiederbefüllung regelmäßig durch einen Dienstleister statt. Bei kleinen Häusern kann es jedoch auch sinnvoll sein, die Bestellung und Befüllung selbst zu übernehmen. In diesem Fall ist unbedingt auf Automatisierung und wenn möglich eine sinnvolle Scannerlösung zu achten. Schließlich soll der personelle Aufwand ebenfalls verschlankt werden. Hierfür stehen bereits fertige Lösungen zur Verfügung.

Schritt 5: Projekt umsetzen
Beziehen sie die Nutzer mit ein. Indem sie auch auf Nutzerwünsche eingehen, schaffen sie Akzeptanz. Andererseits braucht es jedoch auch ein stringentes Vorgehen, um das Projekt zum Erfolg zu führen.