Was hat Büromaterial mit einem Krankenhaus zu tun?
Teil 1: Sachaufwand Büromaterial
Sachaufwands - Potentiale finden sich häufig an ungewöhnlichen Orten
Einen Bereich der häufig nicht beachtet wird, aber doch einen nicht unwesentlichen Anteil des Sachaufwands ausmacht, sind Büromaterialien. Je nachdem, wie die Bewirtschaftung erfolgt, ergeben sich deutliche Sparpotentiale. Infolgedessen lohnt es sich, diesen Bereich genauer unter die Lupe zu nehmen. Wie funktioniert die Ausstattung mit Büromaterialien in ihrem Betrieb?
- Büromaterial belastet nicht nur den Sachaufwand, bei falscher Abwicklung hat es auch einen erheblichen personellen Impact bei der Bestellung und Belieferung.
Warum ist das Thema Büromaterial in Bezug auf Sachaufwand so interessant?
Möglicherweise bestellen sie heute noch dezentral ihr Büromaterial. Das bedeutet, die Endverbraucher bestellen selbst, was sie benötigen. Dementsprechend gibt es viele Besteller, viele Anliefer- oder Verteilstellen und eine unbekannte Anzahl Artikel im Haus. Kommen auch noch Druckmaterialien, wie Toner etc. hinzu, erhöht sich die Anzahl an Artikeln (in diesem Fall teure Artikel) zusätzlich. Hierdurch wird ein erheblicher personeller Aufwand generiert. Darüber hinaus müssen Kataloge oder Onlineshops nach den passenden Artikeln durchforstet werden. Bestellungen werden meist zentral angeliefert und dann mit personellem Aufwand an viele Lieferstellen im Haus verteilt. Darüber hinaus fehlen meist Rabatt- oder Rahmenverträgen. Schlank und suffizient sieht anders aus. Doch es geht auch besser…
Wie organisieren sie ihr Büromaterial richtig und senken damit den Personal- und Sachaufwand?
Im Folgenden werden sie erfahren, wie sie diese Materialgruppe richtig standardisieren und gleichzeitig die logistischen Prozesse schlank gestalten können.
5 Schritte zur erfolgreichen Sachkostenminderung:
Schritt 1: Transparenz
Wie viele Artikel haben sie heute im Haus, wer bestellt und wohin wird geliefert? Schaffen sie Transparenz!
Schritt 2: Unnötige Artikel, Lieferstellen und Wege streichen
Was kann zusammengelegt werden? Braucht es 10 verschiedene Ordnerfarben, 20 verschiedene Kugelschreiber? Sind Bestell- und Lieferstellen räumlich sehr nahe und können diese gemeinsam beliefert werden? Aber Achtung: Die Argumente, die ihnen in diesem Schritt begegnen sind vielfältig… Verschlanken sie konsequent, wo immer möglich.
Schritt 3: Suchen sie einen Lieferanten, der sie unterstützt
Indem Sie die Lieferkette auf einen zuverlässigen Dienstleister reduzieren, schaffen sie die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit. Darüber hinaus bringen Rahmenverträge Transparenz und reduzieren die Kosten. Schlussendlich wird sie ein guter Dienstleister auch bei der Umstellung unterstützen.
Schritt 4: Was ist die richtige Logistik für ihre Haus
Ein optimaler Versorgungsprozess findet in Kanban Schränken statt. Diese sind an zentralen Orten positioniert und mehrere Kostenstellen können darauf zugreifen. Zuvor wurde das Sortiment definiert und der preisliche Rahmen der Artikel ihrem Bedürfnis angepasst. Die Ausstattung wird zentral geregelt und es herrscht Transparenz über die Verbrauchszahlen. Optimalerweise findet die Wiederbefüllung regelmäßig durch einen Dienstleister statt. Bei kleinen Häusern kann es jedoch auch sinnvoll sein, die Bestellung und Befüllung selbst zu übernehmen. In diesem Fall ist unbedingt auf Automatisierung und wenn möglich eine sinnvolle Scannerlösung zu achten. Schließlich soll der personelle Aufwand ebenfalls verschlankt werden. Hierfür stehen bereits fertige Lösungen zur Verfügung.
Schritt 5: Projekt umsetzen
Beziehen sie die Nutzer mit ein. Indem sie auch auf Nutzerwünsche eingehen, schaffen sie Akzeptanz. Andererseits braucht es jedoch auch ein stringentes Vorgehen, um das Projekt zum Erfolg zu führen.
Kugelschreiber sind nicht spannend...?!
Abgesehen davon, dass man in einem Gesundheitsbetrieb nicht als erstes an Büromaterialien denkt, hat die Optimierung erhebliches Potential. Einsparungen von 30% sind nicht ungewöhnlich. Anders ausgedrückt, kann mit der Optimierung jährlich wiederkehrend ein stattlicher Betrag im Sachaufwand eingespart werden. Dazu kommen Einsparungen bei Tonern und personellen Ressourcen.
Umso mehr lohnt es sich, in einer ersten Analyse ihr persönliches Sparpotential zu ermitteln. Dadurch, dass das Kerngeschäft nicht tangiert wird, ist die Umstellung meist unproblematisch.
Kosten / Aufwand
geringe Kosten, mittlerer Aufwand
Wirkung
Schnell sichtbarer Erfolg
Umsetzbarkeit
geringe Auswirkung aufs Kerngeschäft, wenig politischer Impact
Fazit: Es ist spannender, als es aus aussieht...
Obschon Büro- und nichtmedizinische Verbrauchsmaterialien nicht als erstes in einem Gesundheitsbetrieb ins Auge fallen, werden sie oft stiefmütterlich behandelt. Trotzdem machen sie einen gewichtigen Teil des Sachaufwandes aus. Daher lohnt es sich auf jeden Fall diesen Bereich im Sinne der Kostenoptimierung zu betrachten. Dafür gibt es gute Dienstleister, die eine schlanke Prozessabwicklung unterstützen und diese Aufwandsposition nachhaltig senken. Senkungen bis 30% des Aufwandes sind keine Seltenheit. Daneben entlastet es auch die Inhouse Logistik und schafft Raum für sinnvollere Tätigkeiten.
Gerne zeigen wir Ihnen verschiedene Konzepte auf, maßgenschneidert auf ihre Unternehmesgröße und stellen bei Bedarf auch den Kontakt zu bewährten Dienstleistern her.
Wir bringen neue Ideen in ihr Unternehmen!
„Infolge von vielen umgesetzten Optimierungsprojekten kenne ich nicht nur die Branche, sondern auch die Zulieferfirmen. Als langjähriger Leiter Einkauf und Beschaffung bringe ich ihrem Betrieb nicht nur neue Optimierungsideen, sondern stelle auch den Kontakt zu den passenden Dienstleistern her. Dabei können sie sicher sein, dass wir niemanden empfehlen, den wir nicht selbst auf Betriebsseite geprüft haben. Aus der Praxis für die Praxis!“
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