Die Savingliste im Einkauf

Die Rolle des Einkaufs im Unternehmen

Wird ein professioneller Einkauf neu etabliert, ist die Einsparung erfahrungsgemäss in den ersten 1-2 Jahren immens. Dies ist nicht einmal so sehr auf reine Preisverhandlungen zurückzuführen, sondern auf einen Mix an Massnahmen. Eine Einsparung des 2-3 fachen Jahresgehaltes sollte problemlos möglich sein. Etwas anders sieht die Situation aus, wenn bereits umfangreiche Massnahmen ergriffen wurden. Hier sinkt tendenziell die Wirksamkeit.

Selbstverständlich ist die reine Einsparleistung des Einkaufs nicht das alleinige Mass der Dinge. Für den erfolgreichen Einkauf spielen auch weitere Faktoren, wie zum Beispiel die Optimierung von Logistikprozessen oder Rahmen- und Wartungsverträge (zum Beispiel im Hinblick auf Liefertreue oder zugesagte Reparaturintervalle) genauso eine Rolle.

Jedoch kann die Savingliste als Indikator herangezogen werden, um die Funktionalität des Einkaufs bewerten zu können. Durch Ausweitung auf immer mehr Bereiche in einen zentralen Einkauf, erweitert sich nicht nur die Reichweite des Einkaufs, sondern auch die Potenziale, welche realisiert werden können.

Im professionelle Einkaufsprozess spielen die zu verhandelnde Produkt eine eher untergeordnete eine Rolle. Somit nimmt der Einkauf häufig eine neutrale Position ein, da er nicht direkt am Produkt oder dessen Anwendung partizipiert. Diese Neutralität erlaubt es aber auch, völlig unvoreingenommen in Verhandlungen zu gehen, mit dem Ziel optimale Konditionen und Rahmenbedingungen zu erreichen. Insofern ist es sinnvoll möglichst viele Artikel, die regelhaft in den Betrieb gelangen, über den Einkauf verhandeln zu lassen und Rahmenbedingungen festzulegen. Im engen Austausch mit den Fachabteilungen können so von Food über nicht medizinische Verbrauchsmaterialien bis hin zu medizinischen Instrumenten, Medizingeräten und Investitionen, beinahe alle Betriebsgegenstände über den Einkauf geleitet werden.

Die Savingliste

Die Einsparpotenziale, welche realisiert werden können, sind direkt sachaufwandsrelevant. Sie können den entscheidenden Vorteil gegenüber den Mitbewerbern sichern.

Folgende Positionen gehören auf die Savingliste

1. Direkte Einsparungen
Durch geschickte Verhandlungen erzielte Preisvorteile können direkt auf die Saving Liste übertragen werden.

2. Indirekte Einsparungen
Hierunter fallen zum Beispiel Prozessverbesserungen, die messbare Zeiteinsparungen ergeben und somit in der Folge eine Reduktion des Personalbestands nach sich ziehen.

3. Reduktion der Liefermengen
Häufig werden unkritisch grosse Bestellmengen aus dem Kerngeschäft gefordert oder bei der Anschaffung von Neuinvestitionen (zum Beispiel Gerätschaften) überhöhte Mengenangaben gemacht. Eine sorgfältige Abklärung durch den Einkauf verhindert eine Beschaffung am Bedarf vorbei, durch die Reduktion der ursprünglichen Menge. Dabei ist nicht eine generelle Reduktion der Liefermengen gemeint, sondern eine bedarfsorientierte Abklärung und die Beschaffung der passenden Ressourcen.

4. Rahmenverträge und Liefervereinbarungen
Durch die Straffung der Lieferanten Anzahl und Bündelung in Rahmenverträgen / Liefervereinbarungen können erhebliche Potenziale realisiert werden. Relevant ist hierbei vor allem der betriebsübergreifende Fokus, sprich die bereichsübergreifende Bündelung von Beschaffungsprozessen. Daher ist es essenziell, dass der Einkauf zentral strukturiert ist, um bereichsübergreifend agieren zu können. Mit Rahmenverträgen können teilweise auch erhebliche Einsparungen in Wartung und Produktnebenkosten erzielt werden

5. Standardisierung und Sortimentsstraffung
Oftmals werden gleiche Artikel von mehreren Herstellern im Unternehmen verwendet. Durch eine konsequente Standardisierung und Bündelung auf wenige Hersteller kann eine bessere Ausgangslage für Verhandlungen geschaffen werden. Dies führt zu besseren Preisen, längerfristigen Vereinbarungen und besseren Lieferkonditionen. Auch für die Lieferanten ist eine Bündelung mit langfristiger Liefervereinbarung interessant. Gerade im Gesundheitswesen ist die Standardisierung einer der Schlüsselfaktoren des erfolgreichen Einkaufs. Dies bezieht sich auf beinahe alle Bereiche des medizinischen und nicht medizinischen Verbrauchsmaterial und der Gerätebeschaffung. Insbesondere die enge Abstimmung von Gerätebeschaffung und Verbrauchsmaterial führt zu erheblichen Prozessverbesserungen im Betrieb, bei gleichzeitig optimierten Konditionen.

Die Saving Liste ist somit ein zentrales Instrument, um zeitnah die Performance des Einkaufs messen zu können. Bei der Eingliederung neuer Bereiche in den zentralen Einkauf zeigt sie auf, welche Einsparungen realisiert werden konnten. Das Argument des Qualitätsverlustes bei zentraler Einkaufssteuerung ist häufig nur vorgeschoben. Im Gegenteil, standardisierte Rahmenbedingungen schaffen in fast allen Fällen sogar eine deutliche Verbesserung der Ausgangssituation.