Kanban im Gesundheitswesen

Optimieren sie die dezentrale Lagerhaltung!

Wer kennt sie nicht, die "geheimen" Lager...

In Institutionen des Gesundheitswesens haben sich noch nicht überall die Standards durchgesetzt, die in der Industrie gang und gäbe sind. Ungeachtet dessen sind Themen wie Standardisierung und just in time Belieferung nach wie vor vielen Altenheimen, Pflege-, Rehaeinrichtungen und Krankenhäusern fremd. Mitunter laufen Bestellung dezentral, teils mit großem Aufwand, Bestände werden schlecht oder gar nicht monitorisiert und „geheime“ Lager werden als Notration angelegt – es könnt ja mal etwas fehlen.

Das Ergebnis: Hoher Zeitaufwand für die Bewirtschaftung, keine Übersicht, und hohe Kosten für Artikel mit geringem Wert. Kurz gesagt: Viel zu viel Aufwand für Artikel mit geringem Mehrwert. Genau das muss nicht sein, der Einsatz von Kanban – Systemen bringt deutliche Vorteile.

Was bedeutet Kanban und wie funktioniert das?

Vermutlich haben sie von Kanban schon mal gehört, falls nicht gibt Wikipedia eine sehr genaue Definition. Mit anderen Worten geht es darum, Ordnung zu schaffen, zu standardisieren und die benötigten Materialien immer in der richtigen Menge vor Ort zu haben.

Darüber hinaus kann Kanban aber deutlich mehr. In Verbindung mit cleveren Lageranbindungen kann die Bestellung enorm vereinfacht und automatisiert werden, die Materialien können raumgenau angeliefert werden und die Verteilung im Haus erfolgt präzise und effizient.

Doch der Reihe nach, wie richten sie ein Kanban System in ihrem Haus ein?

1. Schranksystem

Das Kanban beginnt immer mit einem Schranksystem. Inzwischen gibt es verschiedene Anbieter und Ausstattungen in unterschiedlichsten Preiskategorien. Ebenfalls sind automatisierte Systeme mit eingebauter Waage und automatischer Nachbestellung erhältlich. Gerade im medizinischen Umfeld raten wir jedoch von solchen High End Lösungen ab. Einerseits sind sie teuer, andererseits sind Artikel mit Verfalldatum in solchen Systemen schwer zu bewirtschaften. Keep it simple!

Das Schranksystem enthält auch Unterteilungen, so dass die Artikel immer zweigeteilt gelagert werden. Ist der eine Teil aufgebraucht, findet die Nachbestellung statt und mit dem zweiten Teil kann weitergearbeitet werden, bis die Nachbestellung eintrifft. Somit ist immer ausreichend Material vorhanden.

2. Artikelsortiment

Prinzipiell kann alles im Kanban gelagert werden. Es macht jedoch Sinn, auch aus Platzgründen, sich vorher zu überlegen, was es wirklich auf der Station braucht. „Standardisierung“ ist das Schlüsselwort. Auch wichtig zu beachten: Nicht jede Station braucht dasselbe Material. Mit Kanban kann individuell auf die Bedürfnisse einer Station eingegangen werden, egal ob Anästhesie, OP, Pflege-, Spezialabteilung oder mobile Bedürfnisse. Jede Station erhält ihr maßgeschneidertes Sortiment. Nutzen Sie die Umstellung auch, um ihren Artikelstamm wieder auf den neuesten Stand zu bringen und überflüssiges Material los zu werden.

3. Bestellabwicklung

Der Inhalt jedes Fachs im Kanban System kann einzeln nachbestellt werden. Optimalerweise funktioniert das hochautomatisiert mittels Scanner. Jedes Fach erhält ein kleines Barcode Kärtchen, das „gezogen“ wird, sobald das Fach leer ist. Somit weiß die Logistik, dass der entsprechende Artikel nachbestellt werden muss. Dieses Kärtchen wird gescannt und somit beginnt der Prozess der Nachbestellung. Sobald der Artikel eintrifft, wird Artikel und Karte in das entsprechende Fach versorgt, der Kreislauf beginnt von vorne.

Die Einrichtung eines Kanban Systems setzt eine Investition voraus. Lohnt sich das wirklich?

Die Effizienzgewinne, gerade bei den personelle Ressourcen sind enorm. Durch Standardisierung senken sie nachhaltig die Materialaufwände. Kanban ermöglicht außerdem dem Anschluss an externe Dienstleister und raumgenaue Belieferung. Gerade in Bereichen mit hohem Materialverbrauch bekommen sie die Bewirtschaftung und unkontrollierte Bestellungen aus dem Betrieb wirkungsvoll in den Griff.
Ihr Einkauf erhält Freiräume sich auf das zu konzentrieren, was wirklich Einsparungen bringt, für Investitionen, Geräte, Verträge, etc.

Kosten / Aufwand

mittlere Kosten, mittlerer Aufwand für die Standardisierung und Einrichtung

 4/5

Wirkung

Schnell sichtbarer Erfolg
deutlicher Effizienzgewinn

 5/5

Umsetzbarkeit

Kerngeschäft muss mit einbezogen werden, Change begleiten

 4/5

Fazit: Kanban bringt einen enormen Effizienzgewinn.

Insbesondere wenn sich in ihrem Haus derzeit viele Personen mit der Beschaffung und Bewirtschaftung von „einfachen“ Artikeln beschäftigen, sollten Sie ernsthaft über ein Kanban System nachdenken. Es schafft Ordnung, Ruhe und Transparenz. Die Nachbestellung wird schnell und schlank. Überdies wird mit einer guten Anbindung an Dienstleister eine sehr schnelle Nachbelieferung gewährleistet. Für medizinisches Verbrauchsmaterial wäre z.B. die Geblog Med AG ein solcher Partner.

Kanban kann in fast allen Bereichen ausgerollt werden. Beispiele hierfür wären Medikamente, Wäsche, Reinigungsmaterial, IT- Kleinmaterial, Büroartikel.

Gerne zeigen wir Ihnen an umgesetzten Beispielen, wie dies funktioniert. Sprechen Sie uns an, wir organisieren gerne Referenzbesuche mit erfolgreichen Installationen.

Erhard Rüegg

Geschäftsführer

Kanban bringt die Bewirtschaftung auf das nächste Level

„Wir haben viele Kanban Projekte erfolgreich umgesetzt und können ihnen genau sagen, worauf es dabei ankommt. Darüber hinaus sehen wir Kanban nicht standalone sondern betten es in komplette Konzepte ein, um ihre Bewirtschaftung von Verbrauchsartikeln auf das nächste Level zu heben. Sie werden überrascht sein, was mit einfachen Mitteln möglich ist. „