Möglicherweise bestellen sie heute noch dezentral ihr Büromaterial. Das bedeutet, die Endverbraucher bestellen selbst, was sie benötigen. Dementsprechend gibt es viele Besteller, viele Anliefer- oder Verteilstellen und eine unbekannte Anzahl Artikel im Haus. Kommen auch noch Druckmaterialien, wie Toner etc. hinzu, erhöht sich die Anzahl an Artikeln (in diesem Fall teure Artikel) zusätzlich. Hierdurch wird ein erheblicher personeller Aufwand generiert. Darüber hinaus müssen Kataloge oder Onlineshops nach den passenden Artikeln durchforstet werden. Bestellungen werden meist zentral angeliefert und dann mit personellem Aufwand an viele Lieferstellen im Haus verteilt. Darüber hinaus fehlen meist Rabatt- oder Rahmenverträgen. Schlank und suffizient sieht anders aus. Doch es geht auch besser…

Wie organisieren sie ihr Büromaterial richtig und senken damit den Personal- und Sachaufwand?

5 Schritte zur erfolgreichen Sachkostenminderung:

Schritt 1: Transparenz
Wie viele Artikel haben sie heute im Haus, wer bestellt und wohin wird geliefert? Schaffen sie Transparenz!

Schritt 2: Unnötige Artikel, Lieferstellen und Wege streichen
Was kann zusammengelegt werden? Braucht es 10 verschiedene Ordnerfarben, 20 verschiedene Kugelschreiber? Sind Bestell- und Lieferstellen räumlich sehr nahe und können diese gemeinsam beliefert werden? Aber Achtung: Die Argumente, die ihnen in diesem Schritt begegnen sind vielfältig… Verschlanken sie konsequent, wo immer möglich.

Schritt 3: Suchen sie einen Lieferanten, der sie unterstützt
Indem Sie die Lieferkette auf einen zuverlässigen Dienstleister reduzieren, schaffen sie die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit. Darüber hinaus bringen Rahmenverträge Transparenz und reduzieren die Kosten. Schlussendlich wird sie ein guter Dienstleister auch bei der Umstellung unterstützen.

Schritt 4: Was ist die richtige Logistik für ihre Haus
Ein optimaler Versorgungsprozess findet in Kanban Schränken statt. Diese sind an zentralen Orten positioniert und mehrere Kostenstellen können darauf zugreifen. Zuvor wurde das Sortiment definiert und der preisliche Rahmen der Artikel ihrem Bedürfnis angepasst. Die Ausstattung wird zentral geregelt und es herrscht Transparenz über die Verbrauchszahlen. Optimalerweise findet die Wiederbefüllung regelmäßig durch einen Dienstleister statt. Bei kleinen Häusern kann es jedoch auch sinnvoll sein, die Bestellung und Befüllung selbst zu übernehmen. In diesem Fall ist unbedingt auf Automatisierung und wenn möglich eine sinnvolle Scannerlösung zu achten. Schließlich soll der personelle Aufwand ebenfalls verschlankt werden. Hierfür stehen bereits fertige Lösungen zur Verfügung.

Schritt 5: Projekt umsetzen
Beziehen sie die Nutzer mit ein. Indem sie auch auf Nutzerwünsche eingehen, schaffen sie Akzeptanz. Andererseits braucht es jedoch auch ein stringentes Vorgehen, um das Projekt zum Erfolg zu führen.