Verhandlungen setzen enormes
Potential frei!

Verhandeln sie schon oder kaufen sie noch nach Listenpreis?

In jeder Institution des Gesundheitswesens werden täglich jede Menge Beschaffungsentscheidungen getroffen. Von der Großinvestition bis zum Lebensmitteleinkauf. Selbst in gut optimierten Institutionen werden nach wie vor viele Verträge und Beschaffungsentscheidungen dezentral und ohne Verhandlungen realisiert.

Zentralisieren sie ihre Beschaffung und Verhandlungskompetenz

Solange Entscheidungen zu Beschaffungen dezentral im Betrieb getroffen werden, haben sie keine Chance gute Verhandlungsergebnisse zu erzielen. Selbstverständlich müssen Beschaffungen in enger Zusammenarbeit mit dem Fachbereich getroffen werde, aber die letztliche Verhandlung und der abschliessende Entscheid muss woanders getroffen werden.
 

Ein Beispiel:

Sie waren auf einer Messe und haben ein geniales neues Gerät gefunden. Der anschließende Besuch des Außendienstes bestätigt, das Gerät ist der Hammer! Völlig beflügelt begeben sie sich in die Verhandlungen, übersehen dabei jedoch völlig, dass hohe Wartungs- und Verbrauchsmaterialkosten mit dem Gerät verbunden sind. Die Proformazusage, die sie dem Hersteller bereits gegeben haben, hat die Richtung schon eingespurt, die Teststellung ist ebenfalls schon vereinbart… das Geschäft ist gelaufen.
 
Tipp 1: Verhandeln sie nie ein Produkt, dass sie selbst benutzen möchten – sie sind zwangsläufig in der schlechteren Position.
Drehen wir das Beispiel mal um…
Nach ihrer Rückkehr berichten sie ihrem Einkauf von dem Produkt. Die Investitionsentscheidung ist ebenfalls geklärt, aber weder ein Außendienstbesuch noch eine Teststellung ist vereinbart. Noch ist die „Wiese grün“. Ihr Einkauf nimmt den Erstkontakt mit dem Hersteller auf, frägt Vergleichsangebote an und nimmt Abklärungen im Netzwerk vor, um Vergleichswerte zu erhalten. Der Einkauf steuert auch das weitere Vorgehen und die Besuche. Er sammelt die Angebote und übernimmt die Preisverhandlungen (in Abwesenheit der „Zielperson“, die das Angebot nutzen wird). Klar wird der Einkauf bemüht sein, das Wunschangebot in Haus zu holen, aber vielleicht tun sich im Verlauf des Prozesses unerwartete Möglichkeiten auf, die vorher noch gar nicht bekannt waren (z.B. bei Konkurrenten). Ich sichere Ihnen zu, dass sie bei diesem Vorgehen ein deutlich besseres Angebot am Ende auf dem Tisch haben werden.
 
Tipp 2: Ein Einkäufer verhandelt alles, unabhängig der Produktgruppe. Dabei berücksichtigt er die TCO (Total Cost of Ownership). Diese Unabhängigkeit schafft Neutralität und damit bessere Ergebnisse.
 
Ein guter Einkäufer verhandelt alles, vom Kugelschreiber bis zum Computertomographen. Dabei hat er optimalerweise ein Verständnis von den Produkten, soweit es für die Verhandlungen von Nöten ist (z.B. Verbrauchsmaterialien). Gehen sie davon aus, dass ein Einkäufer gelernt hat zu verhandeln. Das ist sein Spezialgebiet. Er kann im Normalfall keinen Operationsroboter bedienen und er kann auch keinen Hüftprothese implantieren, aber genauso wie ein Orthopäde weiß, wo er das Skalpell für den Schnitt ansetzen muss, weiß der Einkäufer, wo er das Skalpell in der Verhandlung ansetzt und wann er das Geschäft abschliesst.
 
Tipp 3: Professionalisieren sie ihre Verhandlungen mit Zentralisierung über den Einkauf
 
Eine Verhandlung folgt eigenen Regeln. Genau wie bei der Hüftprothesenimplantation gibt es genaue, definierte Abläufe, vom Abdecken bis zur Naht. Das beginnt bereits mit der Kontaktaufnahme. Sie können aber als Nutzer den Einkauf durchaus unterstützen, indem sie ihm die nötigen Inputs geben, die er kennen muss zu dem Produkt, die Anwendung näher erklären und ihm aufzeigen, warum es welche Features benötigt und welche sinnlos sind. Kurz arbeiten sie eng zusammen mit dem Einkauf und vertrauen sie darauf, dass er ihnen optimale Ergebnisse liefern wird.
 
Tipp 4: Zusammenarbeit hat sich, wie so oft im Leben, bewährt 😉
 
und zu guter Letzt:
Tipp 5: Bleiben sie hart, „grätschen“ sie nicht dazwischen und verhalten sie sich absolut neutral im Verhandlungsprozess, aber lassen sie sich gerne Inhouse vom Einkauf über den Stand informieren.
Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass vor allem Finanzchefs und CEOs häufig die Berufung verspüren bei großen Verhandlungen „mitzumischen“ (zugegeben, mich juckte es auch immer wieder in den Fingern ;-). Das kann in einigen Fällen durchaus sinnvoll sein, aber auch hier gilt: Stimmen sie sich mit dem Einkauf vorher ab. Es kann einer Verhandlung Gewicht verleihen, Wege öffnen und dem Einkauf die Möglichkeit geben, im Kielwasser optimale Ergebnisse zu erzielen, gerade bei festgefahrenen Positionen.
 
Verhandlung

Verhandlungen sind durchaus üblich...

Verhandlungen entfachen ungeahntes Potenzial, sie sind spannend und bringen für beide Seiten, Lieferanten und Betriebe gute Ergebnisse. Die Angebote werden auf die Substanz abgeklopft und professionell beleuchtet. Machen sie sich das für sich und ihr Haus zu Nutze.

Sofern sie bisher nicht professionell und zentralisiert Verhandlungen führen, gehen sie es an. Es benötigt zwar einen kleinen Kulturwandel, aber es lohnt sich.

Fazit: In Zeiten, in denen zu Listenpreisen gekauft wurde sind vorbei.

Institutionen des Gesundheitswesens (von der Rehaeinrichtung über die Spitex bis zum Akutspital) professionalisieren sich in diesem Bereich zunehmend und auch die Hersteller reagieren darauf. Leidtragende sind die, die bis heute diesen Weg noch nicht gegangen sind, da sie erhebliches Potential verschenken. Sollte sich, aufgrund der Größe, ein eigener Einkauf nicht rentieren, so lohnt es sich vielleicht bei größeren Beschaffungen diese Hilfe extern zu sichern.
Sollte in ihrem Haus nach wie vor die Kultur der dezentralen Verhandlung bestehen, beraten wir sie gerne, wie sie dies am besten angehen können, um dieses historische Phänomen zu beseitigen.
Andreas Mika
Geschäftsführer

Verhandlung ist immer auch ein Spiel!

„Es folgt eignen Spielregeln, vergleichbar mit „Mensch ärger dich nicht“. Wenn man jedoch die Spielregeln befolgt, die Verhandlung vom Produkt abstrahiert und gute Lösungen für alle Parteien finden kann, ist eine gute Verhandlungskultur ein effektives Instrument ihr Unternehmen weiterzubringen.

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