Change Management
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Veränderung in Projekten

Jedes Projekt bringt Veränderung - aber auch Ängste und Widerstände

Der Projektplan steht, die Genehmigung ist erteilt, jetzt muss nur noch kommuniziert werden und dann geht es los… ein neues grosses Projekt, das eine grosse Veränderung der betrieblichen Abläufe umfasst.

Und plötzlich stellt es sich ein, dieses mulmige Gefühl…

– Was wenn wir nicht alles bedacht haben?

– Wie werden die Kollegen reagieren?

– was, wenn es schiefläuft?

– und wie gehe ich mit den Widerständen und Probleme um?

… plötzlich stellt man das, bisher mit grossem Enthusiasmus verfolgte Projekt, infrage.

Projekte sollen Neuerung etablieren - dazu gehört vor allem Probleme bei der Veränderung zu bewältigen

1. Zweifel sind normal und wichtig

Zuallererst: die oben genannten Zweifel sind völlig normal und sogar wichtig. Sie kurbeln unsere Selbstreflexion an und tragen dazu bei, blinde Flecken und Probleme im Projekt rechtzeitig zu identifizieren. Denn eines ist sicher: Es liegt in der Natur der Sache von Projekten, dass Probleme auftauchen werden.

2. Perfektion – der beste Grund lieber nicht zu starten

„Der Projektplan müsste noch konkreter werden…“, „das Arbeitspaket 243 ist noch nicht ausreichend definiert…“, „wir haben noch keine Backuplösung, wenn zwischen Schritt x/y eine Lieferverzögerung auftritt…“. Sätze wie diese gibt es zuhauf und sie sind der Killer für jedes Projekt. Ein Projekt erst dann zu starten, wenn alle Unwägbarkeiten beseitigt sind, ist der beste Weg ein Projekt niemals beginnen zu müssen.

Insbesondere ein gesunder Pragmatismus, adäquate Reaktion auf Veränderungen und Unwägbarkeiten im Projekt gehören zu jedem Projekt. Man kann ein Projekt gut, aber nicht perfekt planen.

Wenn sie genau beschreiben können, was an Tag 75 nach Projektstart passieren wird, das Projekt aber seit Monaten noch nicht gestartet wurde, weil Tag 86 noch nicht abschliessend definiert ist, sitzen sie wahrscheinlich in der Perfektionsfalle.

3. Die richtigen Leute im Boot

Eine wichtige Vorüberlegung ist die richtige Besetzung der Projektmannschaft. Ähnlich einem Team im Sport braucht es eine ausgewogene Mischung. Die Mannschaft aus Verteidigern wird kein Spiel gewinnen. Wählen sie ihr Team unter systemischen Gesichtspunkten aus. Es braucht einen akribischen Fleissarbeiter genauso, wie den einflussreichen Pragmatiker. Daneben hat ein Projekt immer auch einen Zusammenhang mit politischer Durchsetzungsfähigkeit. Achten Sie darauf, dass ihr Projekt nicht versandet, nur wegen politischer Widerstände, die sie nicht beherrschen können. Perfektion und Politikum spielen ungefähr in derselben Liga.

4. Kommunikation

Der frühe Einbezug, nicht nur der Projektbeteiligten, sondern auch der Betroffenen wirkt Wunder. Höchstwahrscheinlich werden nicht alle sofort glühende Verfechter ihres Projekts, aber sie bieten allen Beteiligten die Möglichkeit, sich auf die Veränderung einzustellen, mit dem Projekt in die Situation hineinzuwachsen und sich mit dem Gedanken an die künftige Ausrichtung zu beschäftigen.

Seien sie dabei von Anfang an so transparent wie möglich und versuchen sie auch die Beteiligten so gut wie möglich durch den bevorstehenden Change zu begleiten. Kommunikation ist übrigens keine einmalige Angelegenheit auf der To-do-Liste und funktioniert am besten in beide Richtungen. Nehmen sie die betroffenen Personen ernst.

5. … und was, wenn die Probleme dann tatsächlich auftauchen

… willkommen im Projektmanagement. Ein guter Projektmanager zeichnet sich dadurch aus, genau in diesen unvorhergesehenen Momenten die Übersicht zu behalten. Projektmanagement ist Problemlösung. Seien sie kreativ, orten sie Probleme rechtzeitig und finden sie vorausschauend Lösungen. Das bedeutet nicht, völlig unkoordiniert durch ein Projekt zu steuern und das bedeutet auch nicht, einfach alles auf sich zukommen zu lassen. An den Punkten, die bereits zu Beginn als heikel identifiziert werden, hilft es Strategien der Risikominimierung anzuwenden. Ausführliche Testprocederes bei IT Projekten, genügend Schulung der Anwender, ausreichende Vorlaufzeiten oder Redundanzen, es gibt viele Möglichkeiten, das Risiko zu minimieren. Je heikler und je grösser das Projekt, desto höher der Aufwand für Risikominimierung.

6. Zu guter Letzt…

Dranbleiben! Gutes Projektmanagement zeichnet sich auch dadurch aus, hartnäckig zu sein, bei Problemen immer wieder Lösungen zu suchen, politische Baustellen aus dem Weg zu räumen und vorbehaltlos das angepeilte Ziel zu verfolgen. Dieses Ziel ist nicht immer das ursprünglich angepeilte, manchmal ergeben sich im Projekt unerwartete Veränderungen und es gehen Türen auf, die man ursprünglich nicht erwartet hat. Diese Chancen gilt es zu nutzen und das bestmögliche im Projekt zu erreichen.

Fazit: Projekte bringen Veränderung - Syteme streben nach Erhaltung

Diesen Widerspruch zu lösen ist die Hauptaufgabe jedes Projekts. Ohne Projekte stehen Unternehmen still und es gibt keine Entwicklung. Man verharrt im Gewohnten. In einer Zeit, die schnellerer Anpassung bedarf, als jemals zuvor, sind grosse Projekte unumgänglich. Gehen sie es an, steuern sie mit klarer Linie, kommunizieren sie fleissig und bringen sie mit gesundem Pragmatismus ihre Projekte zum Erfolg

Während ihr aktuelles Projekt bereits vor dem Abschluss steht, planen sie bereits das nächste. Denn nur die Organisationen, die ständig in Bewegung sind und es schaffen mit ausreichender Drehzahl zu agieren, werden am Ende im Markt erfolgreich sein.

Andreas Mika

Geschäftsführer

Projektmanagement setzt erfahrene Führung voraus

Es benötigt den Allrounder, nicht nur Fachexperten, um Projekte zum Erfolg zu führen. Ein weitsichtiger Blick über den Tellerrand hinaus, gepaart mit einem gesunden Pragmatismus ist der Schlüssel für ihren Projekterfolg.

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