Maverick Buying - wilder Einkauf im Gesundheitswesen

Einkaufen kann doch jeder - damit beginnt Maverick Buying

Auf dem Weg durch ihr Unternehmen entdecken Sie immer wieder Teile, die nicht offiziell über den Einkauf beschafft wurden. Obwohl in ihrem Unternehmen bekannt ist, dass Artikel zentral eingekauft werden müssen, habe sie es bislang nicht wirkungsvoll geschafft, die übrigen Kanäle zu schliessen.

Im folgenden Artikel erfahren sie, wie sie die 3 Arten von Maverick Buying erkennen, diesen entgegenwirken und den Einkauf wirkungsvoll zentralisieren.

Die 3 Typen von Maverick Buying

1. Der Einkauf am Einkauf vorbei

Wenn Produkte dezentral im Unternehmen eingekauft werden, ohne den Einkauf zu involvieren, handelt es sich um klassisches Maverick Buying. Dabei nehmen Funktionsabteilungen direkt Kontakt zu Herstellern und Händlern auf, umgehen Logistikwege und bestehende vertragliche Verbindungen. Dem Unternehmen entsteht nicht nur Mehraufwand, häufig ist diese Form des Einkaufs auch deutlich teurer.

Besonders problematisch wird dieses Vorgehen, wenn es an der Spitze von Unternehmen stattfinden, z.B. wenn der CEO oder Geschäftsführer am Einkauf vorbei Preise verhandelt oder Verträge schliesst, die nicht mit bestehenden Lieferantenvereinbarungen konform gehen.

2. zu später Einbezug des Einkaufs

Ebenso eine beliebte Taktik, den Einkauf erst so spät zu involvieren, dass das Geschäft eigentlich schon gelaufen ist. Wenn die Teststellung schon organisiert wurde, der Preis verhandelt ist und der Lieferant sich sicher ist, dass das Produkt beschafft werden wird, dann ist der Einbezug des Einkaufs viel zu spät. In diesem Fall handelt es sich nur noch um eine Bestellabwicklung, aber nicht mehr um eine Beschaffung.

3. Vorhandene Verträge bleiben ungenutzt

Obwohl Lieferverträge bestehen, werden diese vom Fachbereich bewusst ignoriert und umgangen. Einzelartikel werden, aus welchen Gründen auch immer, anderweitig bestellt. Die gewünschte Bündelung der Einkaufsmasse findet nicht statt und damit werden wertvolle Rabattoptionen verspielt.

Gründe und Kontrolle von Maverick Buying

1. Gründe für Maverick Buying

Der wilde Einkauf geht häufig mit sehr pragmatischen Gründen einher. Fehlendes Vertrauen zur Einkaufabteilung, schnellere Abwicklung, Nutzung von Partikularinteressen, die Befürchtung auf bestimmte Artikel verzichten zu müssen.

Häufig ist es auch eine Kulturfrage, die tief verankert in dem jeweiligen Betrieb ist. Das System von zentralem Einkauf und Beschaffung muss neu implementiert werden.

2. Überblick verschaffen

Um das Problem anzugehen, muss man sich zuerst einen Überblick verschaffen. Die fällt manchmal sehr schwer, da die Wege sehr subtil und häufig auch darauf angelegt sind, möglichst nicht entdeckt zu werden.

Ein guter Ansatzpunkt ist immer die Buchhaltung. Belege die dort eingehen und den Einkauf von Waren betreffen, sollten immer über die Einkaufsabteilung zentralisiert und kontiert werden. Sofern die Rechnungen an Personen aus dem Unternehmen adressiert sind und der Einkauf nicht involviert war, ist dies ein starker Anhaltspunkt für Maverick Buying.

Besonders hilfreich ist hier ein digitaler Kreditorenworkflow, der es ermöglicht, Rechnung schnell, digital und unkompliziert durch das Unternehmen zu schicken. Hiermit fällt Maverick Buying, bei entsprechender Konfiguration, sehr schnell auf.

3. Veränderung

Systematisches Vorgehen hilft Maverick Buying zu verhindern. Nichtsdestotrotz braucht es Zeit und in vielen Fällen eine Veränderung der Kultur, um Maverick Buying entgegenzuwirken. Die Massgabe, Maverick Buying zu unterbinden, muss Top Down umgesetzt und bei Bedarf auch sanktioniert werden. Nur dann hat man eine Chance, dem Problem Herr zu werden. Dies braucht Zeit, eine systematische Ortung von Problemfällen und vor allem einen starken Einkauf, der die Abschaffung unterstützt und proaktiv mit begleitet.

Maverick Buying beschränkt sich nicht nur auf Verbrauchsartikel!

Auch Investitionen sind betroffen. Hier ist Maverick Buying besonders schmerzhaft, da die Beträge höher sind und häufig auch noch weitere Folgekosten (Technik, Bau, IT, etc.) anfallen. Auch in diesen Fällen hat sich der Einsatz eines Kreditorenworkflows besonders bewährt. Damit lassen sich solche Fälle besonders gut orten.

Aber auch der beste Kreditorenworkflow hilft nichts, wenn Maverick Buying dauerhaft toleriert wird und ungeahndet bleibt.

Fazit: Maverick Buying belastet Unternehmen

Häufig ist der wilde Einkauf in Zeiten entstanden, in denen ein zentraler Einkauf keinen Stellenwert hatte oder im Gesundheitswesen noch überhaupt nicht geläufig war. Heute haben sich neue, professionellere Strukturen durchgesetzt. Damit wird es aber auch nötig , die bislang in Fachabteilungen oder von Einzelpersonen getätigten Einkäufe, in professionellere Strukturen zu überführen.

In diesem Zusammenhang kommt es während der Umstellungsphase und im Kulturwandel immer noch zu Maverick Buying Phänomenen. Diese können jedoch, sofern sie konsequent angegangen werden, wirksam aus ihrem Unternehmen verbannt werden.

Andreas Mika

Geschäftsführer

Maverick Buying ist häufig eine Kulturfrage

„Maverick Buying lässt sich wirkungsvoll bekämpfen. Mit wenigen Tricks und Kniffen bekommt man relativ rasch Struktur in den Einkauf. Häufig hilft schon eine Schärfung der Einkaufstruktur, um ein deutlich besseres Ergebnis zu erzielen.“